办公室(党办、院办、外事办)介绍
来源:办公室 更新时间:2012/10/28

 

学院办公室(党委办公室、院长办公室、外事办公室)是学院党委和行政的综合办事机构,以服务、求实、规范、创新、高效为宗旨。其主要职能是围绕学院中心工作,积极发挥学院领导班子的参谋助手作用;把握大局,服务领导,服务部门,服务基层;做好组织协调、督查督办、公文处理、信息沟通、信访接待、机要保密、综合统计、对外联络、重要活动组织、综合管理服务和领导交办的其他工作。

 

办公室(党办、院办、外事办)工作职责

 

党办工作:党委办公室是党委的综合办事机构,承担着综合协调、政治保卫、政策研究和服务党委、服务基层、服务师生的重要职责,其主要职责如下:

1.负责党务公开的组织与落实工作;

2.负责党委重要文件的调研与起草工作;

3.负责党委或党政联合召开的各类会议的会务工作;

4.负责全校保密及机要工作;

5.负责党委公文处理与信息工作;

6.了解基层和师生的意见建议,开展调查研究,为领导决策提供服务;

7.负责党委信访和党委领导同志的接待日以及有关综合协调工作;

8.负责学院政治保卫、安全稳定以及突发事件的应急处置与信息上报工作;

9.督促检查党委决议、决定及领导同志重要批示的贯彻落实工作;

10.负责党委印章的使用与管理;

11.完成学院党委和上级党委交办的相关工作。

 

院办工作:院长办公室是学院行政综合协调部门,协助院长协调和处理学院各项行政工作,在院长和分管副院长领导下,围绕学院事业发展目标和阶段性中心工作,充分发挥沟通、协调、联系的枢纽、桥梁和窗口作用,以服务为中心,以办文办事为重点,以院领导、部门、师生满意为标准开展各项工作,其主要职责如下:     

1.负责贯彻落实上级、学院重要文件以及会议精神,负责督办政府有关部门、院长办公会议决议的工作;

2.负责组织起草学院综合性行政工作的规划、请示、报告、计划、总结等重要文件;

3.负责院内行政公文的发文处理工作及院外行政文件的收文处理工作,审核以学院名义下发的文件及对外发布的各类信息,组织各行政部门拟订工作计划和工作总结;

4.负责学院行政信息的收集、整理和上报,规范院内信息公告发布工作,实现基于网络的公文发布、会议通知和信息收集、反馈等;

5.负责安排以学院名义组织的大型会议和活动的会务工作,负责组织安排院长办公会议和行政专题会并做好会议记录,撰写会议纪要;

6.负责学院行政印章、院长印章、钢印、事业法人代码证书、组织机构代码证书、行政介绍信、证明信的管理和使用以及全院行政部门印章的刻制、启用和废止;

7.负责上级领导和学院来宾的来访接待、活动安排和对外联络工作以及学院礼品、纪念品的购置和管理工作;

8.负责管理和审批公务用餐以及安排领导和全院性活动的用车调度及管理;

9.负责学院综合统计及统计报表的编制、上报工作以及学院综合档案的归档、管理和开发工作;

10.负责做好群众有关行政方面的来信、来访工作和学院领导的日常服务工作;

11.负责学院会议室的管理、行政办公用房的管理与调整、长途电话及传真管理、电话管理以及假期值班工作等;

12.完成学院和上级教育部门交办的相关工作。

 

外事工作:外事办公室是学院主管外事工作的职能部门,是学院外事工作领导小组下属的办事机构。主要职责如下:

1.负责加强与上级外事部门的联系,贯彻、执行党和国家有关外事工作的方针和政策,负责学院外事工作;

2.制定学院外事工作的规章制度,协同相关部门开展对外合作交流工作;

3.负责制订学院面向境外开展外事活动的年度计划并组织实施(包括联络、专家学者聘书、合作意向书、合作协议书、项目策划方案的起草、洽谈及签订);

4.负责外国文教专家的聘请(包括合同商议及签订),国家外专局引智专项资金项目及外国文教专家项目资助的申报及管理工作;

5.负责境外来院讲学、任教人员、留学生等材料审查、申报和各类证件的办理,并做好境外来校人员的联络、接待、管理工作;

6.负责收集整理学院外事工作会议纪要、各类外事活动资料,定期上报,做好外事档案管理工作;

7.负责学院外事工作人员的培训与队伍建设;

8.完成学院和上级教育主管部门交办的相关工作。

 

分管机关服务中心、档案馆

◆机关服务中心工作职责

1.负责制定机关后勤建设规划、年度工作计划并组织实施;

2.负责机关办公物品、生活物品采购及办公用品、固定资产管理工作;

3.承办院内各种小型会议的会场布置、音响管理及有关会议接待工作;

4.负责机关车辆管理以及学院交通安全宣传和交通事故的处理工作;

5.负责机关文印以及文印设备的管理工作;

7.负责保障机关正常办公环境,包括空调、照明、水电、办公桌椅的维修;

8.负责安排司机值班、调休工作;

9.负责车辆合理安排及司机安全行车教育与考核工作;

10.负责车辆耗油、保养、养路费、保险费等报帐审核工作;

11.负责院属各单位办公设备的配备和审核工作;负责订制、购买学院礼品、纪念品;

12.负责院内各类电信管理、通讯录编发、话费补贴办理等事项;

13.负责学院校名、校徽、校章及学院声誉等无形资产的使用、管理工作;

14.完成领导交办的其他工作。

◆档案馆工作职责

1.组织宣传、贯彻执行国家档案工作的政策、法律法规和《保密法》,负责制订、组织实施学院档案工作规章制度。

2.负责起草学院档案事业建设与发展规划、方案、计划、总结和报告,向学院办公室领导和上级业务主管部门汇报工作,及时反映工作中的重大问题。

3.组织对学院各部门档案归档工作的指导、落实、检查、监督工作。

4.负责集中管理全校各门类档案,做好档案材料的收集、整理、分类、鉴定、保管和统计等工作。

5.开展与外校及其他系统档案业务学术交流和联系,组织本校兼职档案人员和勤工助学学生的业务学习与培训。

6.负责档案室年度统计报表工作。

7.负责综合档案的开放和查阅利用工作。

8.负责档案信息的安全保密工作,确保档案资料的完整、准确、安全管理。

9.完成领导交给的与岗位职责相关的工作。

 

——摘自《关于内部机构设置与编制调整的通知》

(十职发[2013] 3号)

20158月更新

 

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