办公室(党办、院办、外事办)人员岗位职责及工作分工
来源:办公室 更新时间:2012/9/14

 

胡昌龙:负责机关和教辅单位党总支工作、主持办公室全面工作

1.组织机关4个支部抓好机关党建工作;

2.承担党办、院办和外事办等各项工作的领导责任;

3.负责综合协调与服务管理工作,规范学院日常行政事务,保障政令畅通;

4.组织和参与各类调研,组织相关人员起草、审核、印发报告、请示、计划、总结等学院重要文件和文稿;

5.负责批转上级机关、外来函件及院内各单位各部门的请示、报告和各类材料做好来文拟办和材料审核把关;

6.按相关制度和领导意见,负责组织筹备党委会、院长办公会、各类专题会议和其它各类院级会议,及时督办院党委会和院长办公会的决议、院领导的批示及意见执行落实;

7.负责院级会议及大型活动的策划、安排和组织协调工作;

8.组织相关人员做好对外联络、接待、外事、保密、机要、信息公开等工作;

9.负责制定办公室工作计划、规章制度和岗位职责;加强对办公室及所属部门人员进行管理和考核,履行一岗双责;组织各种学习,不断提高全室人员的工作效率和服务水平;

10.完成领导交办的其他工作。

(办公电话:0719-8126111

 

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张勇:负责“精准扶贫”等工作,分管党务、督办、信访、信息公开等工作

1.负责“精准扶贫”工作;

2.负责督办工作,督促检查上级及院党委、院行政重要文件、各类会议精神贯彻落实情况,以及院领导重要批示的执行情况;

3.负责党务、校务、信息公开的组织与落实工作;

4.负责信访和院领导接待日以及有关综合协调工作;

5.负责学院政治保卫、安全稳定以及突发事件的应急处置与信息上报工作;

6.负责与街办、居委会和社区的沟通协调工作;

7.负责院内群团组织的相关工作;

8.协助组织召开办公室人员相关会议,组织各种学习,落实相关制度;

9.协助做好机关党总支工作;

10.完成领导交办的其他工作。

(办公电话:0719-8126114

 

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毕艳琼:履行办公室副主任岗位职责,分管机关服务中心、综合科

1.负责管理、安排和调度车辆的合理使用;负责控制车辆费用,办理车辆耗油、保养、养路费、保险费等与车辆有关的事务;负责对司机进行教育、管理与考核;安排司机及车辆值班;

2.负责院级各类会议的会务组织工作;

3.负责学院会议室、接待室的安排与管理;

4.负责院属各单位办公设备的配备和审核工作;

5.负责院领导办公室和院办固定资产、设备、物品及其它各类资源的管理及日常办公用品的购置、领用和分发工作;

6.牵头组织做好全院性的综合统计数据的收集、整理和填报上传工作;

7.协助资产管理处做好采购评标专家的随机抽取工作;

8.牵头组织做好电话、传真、网络等通讯工作的内外协调与管理工作;

9.完成领导交办的其他工作。

(办公电话:0719-81261158126112

 

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徐耀勇:履行文秘科科长岗位职责,负责文秘、保密、机要、文印等工作

1.责起草院党委、院行政有关计划、总结、请示、报告、通知、意见以及重要会议、大型活动领导讲话和其他重要材料;

2.负责院级各类会议通知的拟定、议程的拟定与相关材料的准备与收集工作;协助做好党委会、院长办公会等重要会议的议题征集、议题材料收集、通知、纪要编发、抄告、行文等具体工作;

3.做好学院拟发的各种文件核稿校对及统筹工作;

4.负责党委、行政等印章的管理和使用,负责院内各单位公章刻制的审核与制作,负责对外开据行政信函和介绍信;

5.负责做好重要信息的上报工作;

6.负责学院各部门月工作要点、学院《大事记》的汇集、整理和编发工作;

7.负责制定或调整学院校历、作息制度和假期值班安排;

8.协助做好督办、信访、信息公开等工作;

9.完成领导交办的其他工作。

(办公电话:0719-8126113

 

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李晓梅:履行综合科科长岗位职责,负责外联、外事、接待等工作

1.负责重要文件及事项的对外报送、联系沟通与衔接工作;

2.负责外事工作,加强与上级外事部门的联系;制定学院外事工作规章制度及外事活动的年度计划;负责外国文教专家的聘请和管理服务等;

3.具体负责院级各类会议的会务组织工作,参与相关会议的记录和纪要编发工作;

4.做好来宾的来访接待、活动安排和对外联络工作;

5.做好公务用餐的安排与管理;

6.做好院领导外出的准备与服务工作;

7.负责学院事业单位机构代码证、事业法人代码证书年审工作;

8.参与共建科技学院工作;

9.完成领导交办的其他工作。

(办公电话:0719-8126112

 

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陈莉:履行综合管理员岗位职责

1.负责全院各类合同的编号、归档及管理工作;

2.负责学院法律顾问的服务与联系工作,协助律师处理法律咨询、纠纷调处等涉法事务;

3.负责办公室档案及各种资料的收集、管理和移交工作;

4.负责电话、传真、网络等通讯工作的内外协调与管理工作;

5.协助做好办公设施设备的管理工作;

6.参与文秘工作;

7.做好办公室人员考勤工作;

8.完成领导交办的其他工作。

(办公电话:0719-8126088

 

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王姿惠:履行机要员岗位职责,协助做好接待、外联等工作

1.负责学院各类日常公文的签收、登记(编号)、分送、传递和归档工作;

2.负责与市文件交换站对接工作,认真做好机密材料的领取、传阅和管理;

3.负责全院性的综合统计数据的收集、整理和填报上传工作;

4.接听专线电话、做好来电来信的处理工作;

5.协助做好学院日常保密工作;

6.协助做好接待、外联等工作;

7.完成领导交办的其他工作。

(办公电话:0719-8126088

 

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  洋:履行综合服务员岗位职责

1.负责通知学院和办公室组织的各类会议;

2.负责具体落实各类会议的准备和服务工作,协助各类会议室和院领导办公室的日常卫生及管理工作;

3.负责办公室内部的日常事务性工作;

4.协助办理相关文秘及文件分发工作;

5.负责书记、院长信箱来信的查收与处理工作;

6.负责学院各类发文的送审工作;

7.完成领导交办的其他工作。

(办公电话:0719-8126115

 

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黄   虎:履行内勤管理员岗位职责

1.负责院领导办公室的日常清洁整理工作;

2.负责各类会议室日常卫生及管理工作;

3.负责具体落实各类会议的准备和服务工作;

4.负责做好学院各类文件的分发工作;

5.协助通知学院和办公室组织的各类会议;

6.完成领导交办的其他工作。

(办公电话:0719-8126115

 

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饶莹莹:履行文印员岗位职责

1.具体负责文印工作,按时规范地完成各类材料的录入、印刷和装订工作;

2.负责管理、维护更新办公室网站和办公自动化平台;

3.严格执行各类文稿的打印手续和各类文档的处理手续,严格执行保密制度;

4.厉行节约,爱护设备,做好文印室清洁卫生和防火防盗工作;

5.协助做好各类会议的准备和服务工作;

6.完成领导交办的其他工作。

(办公电话:0719-8126034

 

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罗芸红:履行档案馆馆长岗位职责,负责档案馆全面工作

1.负责贯彻执行档案管理的有关规定,制订学院档案建设发展规划和工作计划,抓紧完成档案馆的达标升级工作;

2.负责制定档案馆建设的各项制度并组织实施,按学院和上级要求作好自查的各项工作,编写相关汇报材料;

3.积极推进档案馆的各项建设,按照标准化、规范化、制度化的要求,做好学院各类档案的征集、接收、整理、分类、鉴定、统计、归档和保管工作;

4.负责学院档案信息资源的开发与利用工作,编制档案检索工具,建立档案检索体系,做好档案的编研工作,为全院师生员工充分利用档案提供优质服务;       

5.负责建立健全学院档案工作组织网络,加强档案干部队伍建设;

6.负责档案库房的维护与管理,确保档案安全,保守档案秘密,维护档案的完整、准确、系统。

7.负责校史馆建设的相关工作;

8.完成领导交办的其他工作。

(办公电话:0719-8126035

 

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档案员岗位职责

1.具体实施档案馆达标升级的各项工作;

2.负责接收、整理、分类、鉴定、统计、保管全院档案及有关资料工作;

3.热情接待相关查档人员,为学院各项工作服务协助开展档案宣传工作和教育活动;

4.做好档案室防火、防虫、防鼠、防盗、防尘、防湿、防高温、防光等安全防范工作,确保档案材料完整、安全;

5.完成领导交办的其他工作。

(办公电话:0719-8126035

 

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收发员岗位职责(艾绿莲、盛广龙) 

1.负责全院报纸、杂志、信件及其他各类邮件的订阅、登记和收发工作。

2.对挂号邮件、汇款及刊物进行登记,及时通知并根据有效证件交付收件人。

3.负责催领未及时领取的邮件,对地址不详或误投信件及时处理;

4.负责收发室和邮件的安全,维护和保障师生员工的通信便捷;

5.负责院领导报刊的分发工作;

6.完成领导交办的其他工作。

(办公电话:0719-8126008

 

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驾驶员岗位职责及要求(车辆值班室:8126105

1.严格遵守车辆派遣登记制度,服从分配,听从指挥。不私自出车,不准他人驾车;

2.坚守岗位,随传随到,按时出车,安全正点,服务周到;没有出车任务时,遵守坐班制度,按时上下班;

3.树立安全第一的思想,严格遵守交通法规,不酒后驾车,确保行车及领导安全;

4.爱护车辆,精通技术。做到懂原理、懂结构、懂性能、懂用途、勤检查、勤擦洗、勤养护,保持车辆设备完好,内外整洁;

5.合理规划线路,尽量降低各种费用;维修、购买配件,必须事先上报;

6.按时办理各种审验手续;

7.严守秘密,不该说的不说,不该问的不问,不该做的不做;

8.完成领导交办的其他工作。

 

 

20158月31更新)

 

 

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